SİNCAN BELEDİYESİ

Özel Kalem, Belediye Başkanı'nın, Belediye Meclisi, Belediye Encümeni ve Belediye hizmet birimleri ile aradaki koordinasyonu sağlar.

Belediye Başkanı'na sunulacak her türlü belge, yayın, karar ve yazılarla ilgili gerekli işlemleri yapar.

Başkanın emir ve direktiflerinin yerine getirilip getirilmediğini takip eder.

Vatandaşlarımıza daha iyi hizmet verebilmek amacıyla e-mail yolu ile gelen dilek, istek ve şikayetleri ilgili müdürlüklere iletir, müdürlüklerden gelen cevapları yine e-mail yolu ile ilgilisine ulaştırır.

Belediye Başkanı'nın her türlü sözlü ve yazılı emirlerini, talimatlarını ve genelgelerini ilgili birimlere iletir, duyurur ve sonuçlarını izler.

Belediye Başkanı'nın resmi ve özel yazışmalarını yürütür. Başkan adına tebrik, teşekkür ve taziye mektuplarını gönderir.

Belediye Başkanının kurumlar, kişiler ve toplumla ilişkilerini düzenli bir şekilde yerine getirmesi için gerekli organizeyi yapar. Günlük, haftalık ve aylık çalışma programını hazırlar, randevu taleplerini değerlendirip programına alır ve telefon görüşmelerini sağlar.

Başkanın katılması gereken toplantı ve törenlerin yer ve zamanını tespit ederek başkanı haberdar eder.

Başkanın Makamı'nın emirleri ile Başkanlıkça yapılacak toplantıları düzenler, organize edilen toplantı ve törenlerde müdürlükler arasında gerekli organizeyi sağlar, ilgililere haber verir ve katılımı sağlar.

Başkanın bizzat katılmadığı veya katılamayacağı toplantı ve törenlere başkan adına mesaj veya çiçek gönderir.

Başkanlık ziyaretlerinin ve gezilerinin planlanmasını yapar.

Başkanlıkça istenilen bilgi ve belgeleri temin eder.

Başkanlık Makamının vereceği emirlere göre uygulayıcı birimlerden çıkan iş ve yazılardan kendi uzmanlık alanına girenleri Başkanlık adına gözden geçirerek, arşivler.

Başkanın basınla olan ilişkilerini talimatlar doğrultusunda Basın Danışmanı ile koordineli bir şekilde yürütür.

Bütçenin Başkanlık ödeneği bölüm ve faslından yapılacak harcamaları Başkanlık oluruyla hazırlar, takip eder ve sonuçlandırır